La importancia del plan de negocios

¿Qué es exactamente un plan de negocios? Es una pregunta que todo emprendedor/empresario deberia hacerse. Un plan de negocios es exactamente lo mismo que el plano de un edificio, es decir, un documento (ya sea grafico o escrito) en donde de manera detallada se describe la forma en que un proyecto se concibe y debe de ser llevado a cabo. En el caso del plano de un edificio se detalla de forma gráfica la estructura de un edificio, las instalaciones con las que contará, la manera en que será construido y como se verá cuando este listo.

Me gusta en particular este ejemplo del plano por dos cosas:

La primera es que, por razones de herencia genetica y de costumbre, he estado involucrado en la industria de la construcción, a pesar de no haber estudiado nada relacionado con ella, y si alguno de los lectores al igual que yo, ha tenido alguna vez la oportunidad de construir algo, sabrá del sentimiento que le llena a uno al terminar la obra, contemplarla ya lista: una gran satisfacción.

La segunda, porque los planos pueden ser tan sencillos como un croquis en una hoja de papel o tan detallados de tal suerte que contengan multiples partes en donde se detalle desde las fachadas del edificio, hasta la cimentación, la estructura, las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, los acabados, todo.

Es decir que la planeación no es una actividad estatica, lineal, sino que es una actividad que tiene multiples niveles de profundidad, que normalmente parte de lo mas sencillo hacia lo mas complicado y, aun a pesar de todos los esfuerzo de contemplación, hay cosas que surgen durante la marcha del trabajo, eventos totalmente inesperados, los cuales evidencian la necesidad de una correcta planeación, pero tambien de flexibilidad para adaptarse a estos cambios.

“Quien fracasa en la planear, planea fracasar”

Este dicho lo hemos escuchado en muchas partes. ¿Sabes que es lo peor? Que es completamente cierto. En el caso del plan de negocios, hablamos de un documento en el cual se debe detallar la estructura que tendrá la empresa (ya sea orgánica, ya sea legal), la forma que deberá tener (concretamente: la division del trabajo), cuanto costará (presupuestos de apertura, de operación, de publicidad, etc.) y los alcances de la misma (misión, visión, objetivos).

Un plan de negocios, se realiza en base al proceso administrativo, que en su expresión más simple y aceptada consta de cuatro pasos: PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.

En el caso que hoy nos ocupa, nos centramos por completo en el primer paso: la PLANEACIÓN.

Todo emprendimiento, ya sea grande o pequeño, comienza por una idea, que despues se vuelven ideas, en plural. Las ideas de negocios, los nombres, la historia del giro, la aplicación del producto o servicio al cliente y una breve descripción de la empresa, es el marco circunstancial.

Posteriormente viene la fase de mercadotecnia, en donde se analiza al mercado meta. Esto es muy importante. Deben analizarse las circunstancias del entorno, los competidores directos (que tienen el mismo producto o servicio) y los indirectos (productos sustitutos). El cliente es vital en esta ecuación. Debemos buscar conocerlo y entenderlo. No se requiere demasiada sofisticación en el estudio, pero si es necesario el sentido común. Debemos entender el VALOR que nuestro producto o servicio representa al cliente. Necesariamente ese VALOR representa el nexo causal, el puente, entre una oferta de venta y una posición de compra: el vinculo necesario para el éxito. Es el puente entre un producto/servicio y el cliente mismo. Debemos recordar que hoy en día ya no se compra por utilidad únicamente, más bien, existen “dominant buying motives” o “motivos dominantes en la compra” que pueden ir desde el valor inmediato del producto/servicio aplicado a su uso/objetivo hasta los sitios más profundo en donde el producto/servicios es un satisfactor emocional. A la luz de esto se vuelve de vital importancia pensar en los canales de distribucion, que no son mas que las formas en que haremos llegar nuestro producto/servicio al cliente.

La organización es el tercero de los pasos y es en donde se crea en si la estructura de la empresa. Es aquí cuando deberemos determinar la estructura orgánica de la empresa (si hay socios, como se dividiran responsabilidades; si es un unico emprendedor, que facultades tendra y como realizara las funciones), la estructura legal (si se trabaja bajo una persona física o moral, con todas las implicaciones legales y fiscales que esto representa) que es un tema que trataremos en otra ocasión (y que es determinante en el éxito y desarrollo de una empresa). Por último viene la fase de recursos humanos, en donde analizaremos la división del trabajo, crearemos perfiles de puesto, desarrollaremos los procedimientos mediante los cuales la empresa lograra cumplir con su misión y sus objetivos. Esta área debe ser especialmente razonada y planeada, a fin de lograr cargas equitativas de trabajo, asi como procesos eficaces y eficientes.

Por ultimo tenemos a la mercadotecnia (publicidad y promoción) y a la producción en sí (en el caso de las empresas que si producen algo físico, este paso debe ser mas extenso y detallado). Ambas actvidades requieren de una planeación detallada, objetivos claros, medibles, cuantificables y alcanzables. Estos objetivos seran nuestro punto de referencia, el cual no debemos perder nunca de vista, para poder alcazar el destino deseado.

No hay que olvidar, que la cereza del pastel es y será siempre, el análisis financiero: compras, ventas, presupuesto mensuales, resultados de ejecicios (normalmente trimestrales), análisis de flujo de efectivo, etcetera. Esta área es una de las más descuidadas. Por increible que parezca, mucho empresarios desconocen a ciencia cierta su utilidad. Saben que hay ventas, conocen de gastos, pero no saben exactamente cuanto dinero están ganando. Las finanzas para una empresa, representan su estado de salud actual, pero tambien, un diagnóstico de irregularidades que pueden convertirse en serios problemas futuros, que amenacen no solo su salud, sino su vida misma.

Importancia del plan de negocios.

Como podrán observar el plan de negocios puede volverse un manual de miles de hojas. Pero no es ese el objetivo. Lo ideal consiste en crear un documento claro, conciso, sencillo. Se trata de los planos del edificio, pero lo que quede al final, debe ser más una fotografia del mismo, un documento que nos permita tener una visión completa del negocio.

La verdadera importancia del plan de negocio radica en que nos proporciona información detallada y ordenada. Muchas de las veces, las personas que emprenden un negocio tienen toda esa información en la cabeza, pero es como si tuvieran un rompecabezas nuevo y dentro de su caja cerrada. Es cierto que tienen una imagen completa, pero si deciden que quieren esa imagen en un cuadro y colgando de su pared para poder contemplarla, será necesario abrir la caja y ponerse a armar las piezas…

Al comienzo todo sera un caos de piezas, mas se comienza por el principio: encuentras las orillas. De ahí en adelante, todo sera mas sencillo.

Comenzar a trabajar en el plan de negocio, es precisamente las orillas del rompecabezas. Tener un plan de negocio terminado y funcional, es contemplar al rompecabezas ya armado.

Las grandes empresas, ya sean instituciones gigantescas transnacionales o cadenas de franquicias realmente exitosas, conocen al detalle cada una de las piezas que conforman su negocio y, por ende, controlan cada uno de los procesos de su negocio. Esto no significa que no se presenten problemas imprevistos (los cuales dotan de cierto sabor este juego) más sin embargo se estará mucho mejor capacitado para enfrentarlos.

Una nota antes de concluir: los planes de negocio no son única y exclusivamente para negocios nuevos. Sirven también (y mucho) a negocios en marcha, que requieran un poquito (o muchito) de orden.

Es así como les recomiendo encarecidamente que realicen un Plan de Negocios (así, con mayúsculas…) para su empresa o negocio (es mejor si lo realizan ustedes mismos, pero también es bueno contar con la ayuda de un profesional experimentado) y lo actualicen cada cierto tiempo, de acuerdo al rumbo que esta tome. Este plan, seguramente será una herramienta muy poderosa en que les ayudara a lograr el éxito de su negocio.

@FaustoBanuelos